In dem vorliegenden Fall schrieb der Auftraggeber die Lieferung medizinischer Versorgungseinheiten für einen Krankenhausneubau im Verhandlungsverfahren europaweit aus. Zur Gewichtung der Zuschlagskriterien wurden folgende drei Vergabekriterien für die Bewertung der Angebote vorgesehen: Angebotspreis (Gewichtung: 60%), "Referenzen/Erfahrung" (Gewichtung: 20%) sowie eine "kurze Reaktionszeit" (Gewichtung: 20%). Für das Wertungskriterium Referenzen/Erfahrung sollten 10 Punkte vergeben werden, wenn mindestens 10 der Aufgabenstellungen und dem Projektumfang entsprechende Referenzen innerhalb der letzten drei Jahre, mit hervorragender Beurteilung von anderen Bauherrn bzw. Vergabestellen dem Angebot beigefügt waren. Nach den Ausschreibungsunterlagen erhielt ein Angebot, das weniger als zehn der sogenannten "Referenzschreiben" vorlegte, 0 Punkte. Wenn mindestens zehn Referenzen vorgelegt wurden, wurden diese vor allem in Bezug auf die Leistungs- und Ausführungsqualität mit Punkten bewertet. Die von der Vergabestelle hierfür vorgegebene Skala reichte von "hervorragend" bis "nicht mehr ausreichend". Ein Bieter rügte die beabsichtigte Gewichtung der Zuschlagskriterien in mehrfacher Hinsicht, da diese gegen die Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz nach § 97 Abs. 1 GWB verstoße. Insbesondere wurde das Punktesystem dahingehend gerügt, dass diejenigen Bieter unangemessen benachteiligt werden würden, die z.B. 9 hervorragende Referenzen vorlegen aber keine Punkte erhalten würden und diejenigen Bieter, die 10 nur mittelmäßige Referenzen vorlegen, Punkte erhalten würden. Darin läge eine unangemessene Behandlung. Der Auftraggeber half den Rügen nicht ab. Der Bieter leitete daraufhin ein Nachprüfungsverfahren ein.
Mit Erfolg, denn die Vergabekammer sah die Anzahl der geforderten Referenzen als sachlich nicht gerechtfertigt und als wettbewerbseinschränkend an. Zwar habe nach Auffassung der Vergabekammer der öffentliche Auftraggeber bei der Festlegung der Zuschlagskriterien einen Ermessensspielraum, der nur eingeschränkt überprüfbar werden kann; jedoch sei vorliegend der Auftraggeber von sachwidrigen Erwägungen ausgegangen, die anhand der Vorschriften des § 97 Abs. 1, 4 und 7 GWB bzw. der § 19 Abs. 8 und 9 sowie § 24 EG VOL/A zu prüfen seien. Entscheidend sei, ob aus verständiger Sicht der Vergabestelle ein berechtigtes Interesse an den in der Ausschreibung aufgestellten Forderung besteht, so dass diese als sachlich gerechtfertigt und verhältnismäßig erscheint und den Bieterwettbewerb nicht unnötig einzuschränkt. Vorliegend sei eine sachliche Rechtfertigung für die zwingend geforderten 10 Referenzschreiben mit entsprechenden Angaben zu Leistungs- und Ausführungsqualität der von Anbeginn an zu fertigenden fortlaufenden Dokumentation nicht zu entnehmen. Der Bieter sei durch die unzureichende Dokumentation in seinen Rechten verletzt. Aus dem in § 97 Abs. 1 GWB enthaltenen Transparenzgebot und der normierten Dokumentationspflicht folgt ein subjektives Recht der einzelnen Bieter auf eine ausreichende Dokumentation des Vergabeverfahrens. Eine fehlende Dokumentation wesentlicher Schritte sei daher rechtsfehlerhaft und führe zu einer fehlenden Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidung. Zudem vermische das Wertungskriterium "Referenzen/Erfahrung" in unzulässiger Weise Eignungs- und Zuschlagskriterien. Bei der "Erfahrung" handele es sich um einen klassischen Aspekt der persönlichen Eignung eines Bieters bzw. seiner Mitarbeiter. Solche persönlichkeitsbezogenen Zuschlagskriterien ohne Auftragsbezug seien jedoch ebenso unzulässig wie Zuschlagskriterien, die projektbezogene oder noch nicht im Rahmen der allgemeinen Eignungsprüfung "verbrauchte" Eignungskriterien heranziehen.
Praxishinweis:
Die Entscheidung zeigt, dass die Pflicht des öffentlichen Auftraggebers, während des gesamten Vergabeverfahrens den sogenannten Vergabevermerk nach § 20 VOB/A, § 20 VOB/A, § 24 EG VOL/A zu führen, nicht zu vernachlässigen ist. In dem Vergabevermerk sind die maßgeblichen Entscheidungen über das Vergabeverfahren, beginnend mit der Entscheidung, einen öffentlichen Auftrag zu vergeben, bis zur Zuschlagserteilung, aufzunehmen.