Der Auftraggeber in den von der Vergabekammer entschiedenen Nachprüfungsverfahren vergab Unterhaltsreinigungsleistungen in einem europaweiten Offenen Verfahren. Zuschlagskriterien sollten neben dem Preis die "Leistungswerte in qm/Std." und "Produktstunden" sein. Die Leistungsbeschreibung wies verschiedene Unklarheiten auf: So war für eines der zu reinigenden Objekte einerseits eine siebentägige Reinigung pro Woche, andererseits eine Ausnahme für Sonn- und Feiertage vorgesehen. Bestandteil der Vergabeunterlagen war außerdem ein Kalender für das Objekt, der die auszuführenden Reinigungstage auswies; hier waren Sonn- und Feiertage nicht ausgenommen. Ferner enthielt der Kalender außerhalb eines Schaltjahrs als Reinigungstag den 29. Februar und ließ die Herbstferien 2014 als Reinigungstage unberücksichtigt.
Noch während der Angebotsphase rügte ein Bieter diese Teile der Leistungsbeschreibung, der Auftraggeber wies diese Rüge jedoch zurück. Dessen ungeachtet reichte der Bieter bei der Vergabestelle ein Angebot ein, zugleich stellte er bei der Vergabekammer einen Nachprüfungsantrag, der die erhobenen Rügen zum Inhalt hatte.
Die Vergabekammer gab dem Antragsteller (Bieter) Recht und ordnete die Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Stand vor Versendung der Vergabeunterlagen an. Die gerügten Unklarheiten seien offenkundig und führten dazu, dass ein einheitliches Verständnis der Leistungsbeschreibung durch verschiedene Bieter nicht gewährleistet sei, so die VK. Da die Vorgaben für den Leistungsumfang auf die Kalkulation des Bieters unmittelbar Einfluss hätten, wirkten sich die Mängel auch in der Angebotswertung aus.
Praxishinweis:
Fehler auf Auftraggeberseite bei der Erstellung der Leistungsbeschreibung sind leider nicht selten, ihre Vermeidung aber Grundlage für ein erfolgreiches Vergabeverfahren. Wie der beschriebene Fall exemplarisch zeigt, führt eine fehlerhafte Leistungsbeschreibung regelmäßig dazu, dass eine vergaberechtskonforme Wertung und damit auch ein rechtmäßiger Abschluss des Vergabeverfahrens durch Zuschlagserteilung nicht mehr möglich sind. Vergabestellen sollten deshalb entsprechende Rügen der Bieter sehr ernst nehmen und nötigenfalls selbstständig den hier aufgezeigten Weg der Rückversetzung des Verfahrens in den Stand vor Versendung der Vergabeunterlagen beschreiten. In weniger schweren Fällen genügt ggf. die schlichte Korrektur der Leistungsbeschreibung nebst Information aller am Verfahren beteiligten Unternehmen, evtl. unter Verlängerung der Angebotsfrist.