Neues im EU-Vergaberecht: Die eForms kommen!

Ab dem 25. Oktober 2023 werden die sogenannten „eForms“ bei EU-weiten Vergaben Pflicht. Die bisherigen EU-Standardformulare werden durch diese eForms ersetzt. Was eForms sind und was ihre Einführung für die Bekanntmachung von EU-weiten Vergaben in der Praxis bedeutet, möchten wir nachfolgend kurz erläutern.

Was sind eForms?

eForms sind der neue offene Standard der EU für Daten, die zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen über beabsichtigte und durchgeführte Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber auf Tenders Electronic Daily (TED) des Amts für Veröffentlichungen der EU ab dem 25. Oktober 2023 verwendet werden müssen. (Tenders Electronic Daily ist ein Online-Dienst der Europäischen Union. Aufgabe von Tenders Electronic Daily ist die Bekanntmachung öffentlicher Aufträge.)

Durch diesen neuen gemeinsamen Standard soll die Qualität und Analyse von Daten erheblich verbessert werden. Ziel ist es, die Transparenz in öffentlichen Vergabeverfahren zu erhöhen, den Verwaltungsaufwand zu verringern sowie Unternehmen, Verwaltung und Zivilgesellschaft Informationen zentral und leicht zugänglich zu machen. Relevante Bekanntmachungen sollen einfacher gefunden werden. Dies soll beispielsweise durch Datenfelder erreicht werden, deren Nutzung für die Mitgliedstaaten in Teilen europaweit einheitlich verpflichtend ist. Auch erfolgt die Veröffentlichung von Bekanntmachungen für öffentliche Aufträge mittels „eForms“ nicht mehr in festen/abgeschlossenen Vordrucken bzw. Formularen, sondern mittels unterschiedlich zu kombinierender Datenfelder, und zwar je nach Bekanntmachung gemäß Tabelle 1 oder 2 des Anhangs der neuen Durchführungsverordnung (die Tabellen bestehen aus insgesamt 282 Datenfeldern, den sog. business terms).

Was sind die Rechtsgrundlagen?

Mit der Verordnung zur Anpassung des Vergaberechts an die Einführung neuer elektronischer Standardformulare („eForms“), die von Bundestag und Bundesrat gebilligt und durch Veröffentlichung am 23. August 2023 im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2023 I Nr. 222) in Kraft getreten ist, wurden auch die deutschen Vergabeverordnungen (VgV, SektVO, KonzVgV und VSVgV) an die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 der Kommission vom 23. September 2019 (ABl. L 272 vom 25. Oktober 2019, S. 7) angepasst. Hierdurch wurde die bisherige Durchführungsverordnung (EU) 2015/1986 der Kommission vom 11. November 2015 zur Einführung von Standardformularen für die Veröffentlichung von Vergabebekanntmachungen für öffentliche Aufträge ersetzt. Die neue Durchführungsverordnung findet Anwendung auf Vergaben, deren Auftragswert die jeweiligen EU-Schwellenwerte erreicht oder übersteigt. Nationale Bekanntmachungen werden wie bisher veröffentlicht.

Mit dem neuen § 10a Vergabeverordnung (VgV) wird die Anwendung der eForms für EU-weite Vergaben in Deutschland verpflichtend. Die übrigen nationalen Vergabeverordnungen verweisen auf diese Grundregelung zur Erstellung und Übermittlung von EU-Bekanntmachungen sowie auf die neue Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780.

In Deutschland wird zudem ein eigener verbindlicher technischer Datenaustauschstandard (sog. „eForms-DE“) geschaffen. Insbesondere sollen hierdurch bestimmte Datenfelder mit Angaben von besonderer Bedeutung trotz ihrer freiwilligen Natur auf EU-Ebene in Deutschland verpflichtend umgesetzt werden. Dies soll dazu beitragen, die Datenerhebung und das Monitoring in diesen Bereichen erheblich zu vereinfachen.

Künftig müssen alle öffentlichen Bekanntmachungen im Oberschwellenbereich im neuen eForms-DE-Standard über den beim Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BMI) eingerichteten Datenservice Öffentlicher Einkauf – als einzigem nationalen E-Sender – an das Amtsblatt der EU (TED) übermittelt werden. Auf dem Portal „Bekanntmachungsservice“ (https://www.oeffentlichevergabe.de/) werden Bekanntmachungsdaten aus öffentlichen Ausschreibungen zentral zusammengeführt und fortlaufend aktualisiert.

Wann werden eForms verpflichtend?

Die neuen Standardformulare (eForms) können von den Vergabestellen schon seit November 2022 für europäische Auftrags- und Vergabebekanntmachungen angewendet werden. Ab dem 25. Oktober 2023 ist die Verwendung der eForms allerdings obligatorisch (Art. 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780). Das Amt für Veröffentlichungen wird ab dann nur noch eForms-Bekanntmachungen akzeptieren.

Von der Möglichkeit einer Übergangsphase soll in Deutschland kein Gebrauch gemacht werden. Vielmehr sieht § 83 VgV (neu) eine stichtagsbezogene Umsetzung und eine Pflicht zur Verwendung der neuen „eForms-DE“ ab dem 25. Oktober 2023 vor.

Frist beachten

Im Ergebnis bedeutet dies: EU-weite Bekanntmachungen können nur noch bis zum 24. Oktober 2023 mit den bisherigen EU-Bekanntmachungsformularen direkt auf dem TED-Portal bei der EU veröffentlicht werden. Ab dem 25. Oktober 2023 sind dann EU-weite Bekanntmachungen nur noch im neuen eForms-DE-Standard über den Datenservice Öffentlicher Einkauf an die EU zu übermitteln. Eine direkte Übermittlung der Bekanntmachung an die EU mit den alten Bekanntmachungsmustern ist ab dem 25. Oktober 2023 nicht mehr zulässig.

Mit Hochspannung abzuwarten bleibt, ob es allen Auftragsberatungsstellen und Softwareanbietern gelingen wird, ihre E-Vergabe-Lösungen und -Plattformen rechtzeitig zum Umstellungsstichtag auf die neuen Datenstandards anzupassen. Kunden müssen sich darauf einstellen, dass vor diesem Stichtag für ca. 10 Kalendertage keine Veröffentlichung auf TED möglich ist. Dies gilt ebenso für die Nutzer der eVergabe-Plattform „eHAD“. Auch die eVergabe-Plattform des Bundes hat ihre Kunden darüber informiert, dass vom 16.-24. Oktober 2023 keine Kommunikation mit TED möglich sein wird. Für Vergabestellen wird die eForms-Umstellung bedeuten, dass der Umfang der Daten und insbesondere die in der Bekanntmachung verpflichtend anzugebenden Informationen zunehmen werden.